Documentensets

Met documentensets maak je vaste verzamelingen van bestanden of specifieke versies daarvan. Je deelt een set eenvoudig met zowel Prostream-gebruikers als mensen buiten Prostream. Vergrendel een set om te voorkomen dat de inhoud nog wordt aangepast. In de log zie je altijd precies wat er met een set is gebeurd.

Geschreven door Rico van der Stelt

1. Een documentenset aanmaken

  1. Ga naar Documentsets onder Bestanden.

  2. Klik op + om een nieuwe set aan te maken.

  3. Kies wie de set mag inzien:

    • Alleen jezelf

    • Geselecteerde projectleden

    • Iedereen in het project

💡 Tip: Kies je voor Iedereen in het project? Dan kun je ook Externe leden uitsluiten inschakelen. Zo beperk je de toegang tot leden van je eigen organisatie.

2. Documenten toevoegen

  1. Selecteer een bestand in je bestandenoverzicht.

  2. Klik op Toevoegen → Toevoegen aan documentenset.

  3. Kies de set waar je het document aan wil toevoegen, of maak een nieuwe set aan.

💡 Tip: Standaard wordt de laatste versie van een bestand toegevoegd. Wil je een oudere versie toevoegen? Open die versie via het versiebeheerpaneel onderin het scherm en kies Toevoegen aan documentenset.

3. Documentenset bekijken

Selecteer een documentenset om de inhoud te bekijken. Je kunt zoeken binnen de set, documentdetails bekijken en beschikbare acties uitvoeren.

Is een document verwijderd? Dan blijft het zichtbaar in de set maar wordt weergegeven in een uitgeschakelde staat. Dit kan gebeuren wanneer de versie zelf of de documentcontainer is verwijderd. Beweeg de muis over de uitgeschakelde rij om te zien wie hem heeft verwijderd en wanneer.

💡 Tip: Documentensets bevatten een geschiedenisweergave waarmee je wijzigingen in de set in de loop van de tijd kunt bekijken.

4. Een documentenset delen

  1. Selecteer alle documenten in de set en klik op Delen.

  2. Maak een link aan en vul de verloopdatum in.

  3. Voeg optioneel een wachtwoord toe voor extra beveiliging.

  4. Klik op Volgende. De link (en eventueel het wachtwoord) zijn nu aangemaakt.

  5. Kopieer de link en het wachtwoord apart van elkaar.

⚠️ Let op: Een documentlink is maximaal 20 jaar geldig. Kopieer het wachtwoord en de link direct na aanmaken — dit is later niet meer mogelijk. Het is niet mogelijk ze beide tegelijk te kopiëren.

5. Een documentenset vergrendelen

  1. Ga naar Documentsets.

  2. Selecteer de documentenset.

  3. Klik op de drie puntjes.

  4. Selecteer Vergrendelen.

Een vergrendelde set toont duidelijk wie hem heeft vergrendeld en wanneer. Er kunnen nu geen documenten meer worden toegevoegd of verwijderd.

💡 Tip: Je kunt een vergrendelde set ook weer ontgrendelen via dezelfde drie puntjes.

6. Documenten verwijderen uit een set

Documenten kunnen worden verwijderd uit een documentenset zonder de originele versie of documentcontainer te verwijderen.

  1. Ga naar Documentsets.

  2. Selecteer het document dat je wil verwijderen.

  3. Klik op de drie puntjes.

  4. Selecteer Verwijderen uit documentenset.

7. Documentenset verwijderen

  1. Ga naar Documentsets.

  2. Selecteer de documentenset die je wil verwijderen.

  3. Selecteer Verwijderen.

💡 Tip: Je kunt alleen je eigen documentensets verwijderen.

💡 Tip: Het verwijderen van een documentenset verwijdert de originele documentversies niet. Versies en documentcontainers blijven beschikbaar op hun oorspronkelijke locatie.